Powerwriting.dk

Begår du disse 5 udbredte fejl, når du skriver på jobbet?

Mange af os, der skriver på jobbet, er både ret effektive og leveringsdygtige. Alligevel støder jeg tit på uhensigtsmæssige skrivevaner, når jeg underviser rundt omkring i virksomhederne. Her er 5 af de mest udbredte – og du kan selvfølgelig få inspiration til at gøre det bedre på det næste kursus: ’Skriv så de reagerer – på jobbet og i det hele taget’

 

1) Du er for lang i spyttet og skriver fra din egen/jeres synsvinkel

For nylig talte jeg med en direktør, der sagde, at han kun læser de e-mails i sin indbakke, der tydeligt formidler et relevant budskab i emnelinjen (og han besvarer dem kun, hvis folk ringer eller møder op!). Her er en salgsmail, et kort eksempel og mine alternative bud og kommentarer:

 

Salgsmail:

Mit bud:

Emnelinje: ”KUNSTEN AT AFKLARE SINE KOMPETENCER SOM VEJ TIL NYT JOB

At være ledig er ubehageligt og kan ydermere være stressende. Derfor skal der handles målrettet for at finde et nyt arbejde. Jeg vil gerne indgå i samarbejde med jobcenteret i rådgivningen af ledige via min unikke viden og kompetencer.

Egne erfaringer med kompetenceafklaring

Jeg har selv oplevet at mit aktive arbejde med afklaring- og siden formidling af mine kompetencer har givet mig jobtilbud. Det er denne afklaring der har hjulpet mig til succes med projekter. Hvad enten jeg har lavet organisatoriske projekter eller arbejdet med grønt iværksætteri. Jeg fik ideen til virksomheden for 3 år siden, og brugte et års tid på at indsamle mere teoretisk information og tale med erfarne headhuntere og andre karrierefolk om det at kunne formidle sine kompetencer klart og tydeligt, fx i et cv eller en jobansøgning. Den viden jeg har erhvervet vil jeg lade andre komme til gode, fordi jeg har konstateret at det kraftigt forøger mulighederne for at skaffe sig et nyt job (…)”

 

 

Emnelinje: ”Vil du mødes om et kursus i kompetenceafklaring, der får flere i arbejde?

Kære Niels

Jeg skriver til dig, fordi jeg netop har lavet en række kompetenceafklarings-kurser på jobcentre i København og Odense, der har hjulpet flere ledige i arbejde. Derudover har mange af dem fået fornyet håb og konkrete værktøjer til, hvordan de kan bruge deres særlige kompetencer i jobsøgningen.

Sådan et kursus vil jeg også gerne lave for jer – så skal vi ikke tage en uforpligtende snak om sagen?”

(evt. uddybning) 

”Vi formidler alt nyt om lokalmiljøet og styrker sammenhængskraften”.

”Få mere ud af lokalmiljøet og fællesskabet”.

”Her kan du læse, hvad der sker på torvet om lørdagen mv.”

 

Min kommentar:

I salgsmailen går der for lang tid, før vi som læsere forstår, hvad afsenderen vil, og selv dér er det hverken særlig klart eller konkret. Giv i stedet hurtigt læseren en belønning for at bruge tid på din tekst – formidl, hvad du vil hende, og hvad hun kan få ud af at fortsætte (et effektivt kursus for ledige, møde en god kontakt, dybere indsigt i et relevant emne osv.).

Desuden involverer du modtageren mere i teksten, hvis du skriver fra hendes synsvinkel og interesser i stedet for fra din egen (mere eller mindre relevante baggrund). Skriv gerne direkte til modtageren med et ”du” – og brug et aktivt og mere direkte sprog, som i det nederste eksempel bydeform (”Få mere ud af lokalmiljøet”).

Læg også gerne op til dialog, og til at han eller hun kan handle lige nu, især hvis din tekst er til nettet eller sociale medier (”skal vi ikke tage en uforpligtende snak om sagen?”, “ring til os”, ”skriv”, ”kom med et forslag”, ”vind en bog”, ”test dit sprog” osv.). Endelig bør du som antydet gøre dig pokkers umage med emnelinjen – fx lyder et godt råd i forhold at få flere til at læse jeres nyhedsbrev og e-mail: Tilføj du-faktoren! Og en tekstforfatter kommer med sit kulørte bud: ”Sådan får du folk til at flå bukserne af dit nyhedsbrev”.

 

2) Din tekst kan ikke skimmes eller skannes

Mange af os skriver på en arv fra grundige studieforløb, tunge fagbøger og lange artikler. Det gør, at vi tit ender med tekster, der lægger op til langsommelig, lineær læsning og i værste fald gør dine modtagere utålmodige eller stressede. Bryd de gamle vaner og brug fx:

  • Manchetter
    Resumér dine væsentligste pointer i 2-5 linjer øverst og fremhæv teksten med fx fed skrift. Se fx indledningen af denne artikel.
  • Præcise underoverskrifter
    Fx: Kompetenceafklaring hjælper de ledige i arbejde” og “Kurset koster ikke en herregård” osv. Og hellere ”Forbered dig på mødet – tænk fx over:” (efterfulgt af bullets) end ”Tænk lige engang”.
  • Bullets
    Punktopstillinger skaber overblik og giver din modtager en læsepause. Se fx denne opstilling. Hvordan virker den sammenlignet med, hvis jeg havde skrevet ud i én køre?

 

Du skriver for tungt, passivt og abstrakt

Du skriver fx ”Kompetencer og erfaring” i stedet for “Vi har kompetencerne og erfaringerne” (bøj navneordene) – eller i stedet for endnu mere konkret og modtager-involverende: ”Få hjælp af en professionel – med 2000 salgstekster på bagen”. Og du bruger fraser som ”således at”, fx: ”Dagen udviklede sig således at mange nye ideer kom på bordet”. Prøv i stedet med: ”Dagen udviklede sig, mange nye ideer kom på bordet”.

Derudover bruger du måske tunge forvægt-sætninger i stedet for hovedsætninger, der trækker resten af informationerne som et lokomotiv: ”Hver gang Peter Nielsen sidst i januar 2011 solgte en af sine populære CD’er fyldt med landeplager, gik der en 10’er til Kræftens Bekæmpelse”. Vend i stedet sætningen og start med slutningen: ”Kræftens bekæmpelse fik en 10’er hver gang …”
Forvægt kan skabe en fin variation i længere tekster, men det bliver tit alt for svært at holde sammen på, når din læser har travlt og skimmer.

 

4) Du bruger et for gearet og billedrigt sprog

De fleste læsere på jobbet foretrækker et enkelt og konkret sprog. Så spar gerne på management- og salgsklicheer som: “Firmaet tilbyder en vifte af muligheder”, “lejligheden ligger smukt placeret i Ebeltofts fortryllende natur” – eller mere journalistisk: ”Man bliver ikke koncertpianist af at købe et flygel og lytte til Chopin. Ligesom man ikke bliver tennisstjerne af at se alle Caroline Wozniackis kampe i tv. Og man bliver ikke en dygtig leder af kun at begrave sig i bunker af bøger om LEAN, strategisk ledelse og systemoptimering. På tirsdag kan du deltage i seminaret ‘Den lærende leder 2011’…”

Sprogbilleder gør ofte dine tekster både lettere at læse og huske, især hvis billedet udgøres af et konkret eksempel (”rød Ford Escort med rust på højre forskærm” i stedet for ”firehjulet køretøj af ældre dato”). Men pas på med at blive for billedrig og effektsøgende – det gør, at teksten bliver svær at skimme og skræmmer mange væk!

 

5) Du prøver at skrive det perfekte

”Good enough-bølgen er kommet for at blive!”. Sådan sagde en konsulent til mig for nylig under henvisning til alle de halvdårlige tekster, mange af os jævnligt både læser og skriver på jobbet. Ikke desto mindre bruger masser af skrivere uforholdsmæssigt meget tid på at forsøge at ramme det perfekte. Og det kan gøre den færdige tekst tung og omstændelig at læse … og stjæler måske også alt for meget tid i forhold til det, teksten skal bruges til i sidste ende.

Spørg derfor: Hvad kræver situationen og dine modtagere? Måske skal du bare prøve at skrive ’den mulige tekst’ – altså den tekst, der kan lade sig gøre i forhold til de informationer, du kan finde her og nu på nettet, og hvem du kan få til at komme med en udtalelse.

Lær meget mere om at skrive godt på jobbet på kurset: ’Skriv så de reagerer – på jobbet og i det hele taget’

 

Vil du i gang med at skrive bedre lige nu?

Så er nyhedsbrevet et rigtig godt bud på dit første skridt. Tilmeld dig og få 10 e-mail-lektioner om at skrive bedre på jobbet + et stort uddrag af to populære skrivebøger. Kurset starter nu!

Få gratis skrivetips til dig og din virksomhed

Gør som over 4000 andre skrivere på jobbet:
Følg nyhedsbrevet og få viden, værktøjer og skrivetips — så du lærer at skrive mere produktivt, enkelt og nærværende.
+ Gratis uddrag af to populære skrivebøger lige nu.
Ja tak,jeg vil gerne have boguddragene og masser af skrivehjælp.

 

PS: Kunne du lide artiklen? Så vil det glæde mig meget, hvis du giver vennerne et tip:

About