Ligesom dit valg af genre er væsentligt for at få samtalen med læseren godt i gang, er det selvfølgelig også vigtigt, at du komponerer din tekst, så hun kan finde præcis det, hun skal bruge for at komme videre – og gerne uden for mange knaster på vejen.
Hav kun ét nøglebudskab – og formulér det som en påstand
Først og fremmest bør du have et, og kun ét, klart nøglebudskab, som du bygger din tekst op omkring. Budskabet kan evt. være formuleret som en påstand eller en vinkel, som journalisterne kalder det. „Firmaet leverer de stærkeste it-løsninger i Norden“ er en præmis – ligesom „En halv times motion nedsætter risikoen for hjerte-kar-sygdomme“ eller „Børn har brug for tryghed“ er det. Derimod er „Hvad har børn egentlig brug for?“ eller „Vores holdning i afdelingen er“ alt for bredt og diffust og er hverken et budskab eller et særlig klart signal om, hvad teksten handler om.
Spil på noget genkendeligt
Du opnår den stærkeste virkning i læseren, hvis din påstand spiller på en viden, interesse eller et behov, han eller hun har i forvejen – et perspektiv (it-løsninger, hjerte-kar-sygdomme, børn osv.). Og kan du formulere den, så den afviger en smule eller måske ligefrem modsiger den gængse opfattelse, kan du ende med et guldkorn (se Kapitel 5). Fx „Børn har brug for ballade“ eller „Stavgang for fuld skrue“.
Start med det vigtigste
Når du har din påstand, er du klar til at komponere din tekst. Her kan du med fordel bruge nyhedstrekanten til næsten alle former for korte jobtekster. Den er udtryk for en hierarkisk opbygning af din tekst, hvor de væsentligste informationer serveres for læseren først. Derpå kommer det mindre vigtige og til sidst det mindst vigtige:
Et eksempel på Nyhedstrekanten
Her er et eksempel på en jobtekst, en kundehistorie til nettet komponeret efter Nyhedstrekanten. Salgsteksten stammer fra kommunikationsvirksomheden Dwarfs hjemmeside:
Pandora – Sitecore site of the Year
PANDORA Jewelry, kunde hos Dwarf siden 2004, blev i juli måned udnævnt til „Årets Sitecore site i Danmark“, som en del af Sitecores globale „Årets site“-konkurrence.
Deltagerne i konkurrencen nomineres af Sitecore’s kunder og partnere. I årets konkurrence var der tale om flere hundrede danske sites.
Konkurrencen kårer de sites, som „bedst har udnyttet Sitecore-teknologien til at udvikle et fremragende website“. Sitecore er en førende leverandør af .NET-baseret content management software.
Pandoras website – skabt af Dwarf – blev rost for en række enestående elementer, f.eks. en „build-your-own-bracelet“-flash, som er komplet integreret med produktdatabasen. Også dét, at det var lykkedes at skabe en global webplatform for 18 markeder, høstede roser. Se sitet her: www.pandora-jewelry.com
Fra www.dwarf.dk4
Teksten starter med det væsentligste budskab: Dwarfs eget gode resultat (Pandoras vinderpris for Dwarfs web-løsning). Så følger en uddybning om de nærmere omstændigheder for konkurrencen, derpå de specifikke begrundelser for resultatet – og endelig et link til Pandora-sitet.
Opdel i flere, små nyhedstrekanter
Nyhedstrekanten er et effektivt princip at følge på internettet, men som sagt også i alle mulige andre former for korte jobtekster. Den understøtter det konstant stigende behov for klar og præcis formidling, som også har sat sit præg på journalistikken igennem de sidste 20 år: De lange baggrundsartikler er blevet afløst af flere kortere med hver deres klare hovedbudskab.
I samme ånd kan du med fordel nedbryde alle former for formidlingstekster i mindre dele, så det bliver mere overkommeligt for dine modtagere at overskue og læse. Hver enkelt del bliver så disponeret efter deres egen nyhedstrekant med hver deres hovedpåstand og vinkel:
Den øverste nyhedstrekant kan fx udgøres af manchetten i en artikel eller teaseren til en mødeindkaldelse eller på jeres webside. Princippet er, at det hele tiden skal være let for din læser at orientere sig og afgøre, hvilke dele der er (mest) relevante for hende at sætte sig ind i.
En længere tekst om jeres intentioner, varer, ydelser eller medlemmer bliver altså til en kort teaser plus en række korte tekster. En portrætartikel eller biografi om sangeren og sangskriveren Kim Larsen bliver til en kort introtekst plus en række selvstændige underafsnit. Fx: ‘Kim Larsen & Kjukken’, ‘Stop rygestop’, ‘Himmelblåfonden’, ‘Tiden med Gasolin’ osv.
Eksempel: Mødeindkaldelse med og uden nyhedstrekant
Emnelinje: Til orientering …
Her hvor afdækningen af værdierne på lageret er klaret, og fabrikken står midt i nye og store udfordringer, har jeg et ønske om at komme ud og møde alle temagrupperne til en snak om fremtiden og om værdierne.
Jeg har haft den glæde at møde enkelte temagrupper på mandagsmøderne, og tit har de spurgt til, hvad ledelsen vil gøre for at blive bedre til at formidle de ting, der sker på og omkring virksomheden, og set i lyset af denne bekymring mener jeg, at det må være rimeligt, at vores medarbejdere får informationer om, hvorfor vi og virksomheden er havnet i den nuværende situation.
Vi har det håb, at vores ansatte er trofaste over for virksomheden, derfor er det vigtigt at imødegå den interesse og lyst til at deltage, som vi har mødt.
Således vil jeg fra d. 16. maj bede jer alle reservere tid til et temagruppemøde af et omfang på 50 minutter.
På dette gruppemøde vil jeg fortælle lidt om øjeblikssituationen på fabrikken her og nu, både i forhold til afskedigelserne af medarbejdere, og hvilke omprioriteringer vi har planlagt, og jeg vil svare på de spørgsmål, der måtte være til dette og til virksomheden i det hele taget.
Jeg ser desuden frem til at høre om det arbejde, der er lavet med værdierne, siden temagruppen var på seminar i Oslo, og jeg vil fortælle lidt om de tanker, vi går og gør os omkring udvikling af temagruppe konceptet, og hvad vi har besluttet i relation til at give mere handlefrihed til den enkelte ansatte på virksomheden.
Kommentar:
Hvordan reagerer du ved synet af teksten? Mine briller duggede.
Emnelinje: Få mere at vide til informationsmødet d. 16. maj
Vi mødes den 16. maj
Her hvor afdækningen af værdierne på lageret er klaret, og fabrikken står midt i nye og store udfordringer, vil jeg gerne møde alle temagrupperne til en snak om fremtiden og om værdierne. Det sker den 16. maj.
I skal orienteres
Jeg har haft den glæde at møde enkelte temagrupper på mandagsmøderne, og tit har de spurgt til, hvad ledelsen vil gøre for at blive bedre til at formidle de ting, der sker på og omkring virksomheden, og set i lyset af denne bekymring mener jeg, at det må være rimeligt, at vores medarbejdere får informationer om, hvorfor vi og virksomheden er havnet i den nuværende situation.
Sæt 50 minutter af
Vi har det håb, at vores ansatte er trofaste over for virksomheden, derfor er det vigtigt at imødegå den interesse og lyst til at deltage, som vi har mødt.
Således vil jeg fra d. 16. maj bede jer alle reservere tid til et temagruppemøde af et omfang på 50 minutter.
I får et rids af situationen – og svar på spørgsmål
På dette gruppemøde vil jeg fortælle lidt om øjeblikssituationen på fabrikken her og nu, både i forhold til afskedigelserne af medarbejdere, og hvilke omprioriteringer vi har planlagt, og jeg vil svare på de spørgsmål, der måtte være til dette og til virksomheden i det hele taget.
Glæder mig til at høre om værdiarbejdet
Jeg ser desuden frem til at høre om det arbejde, der er lavet med værdierne, siden temagruppen var på seminar i Oslo, og jeg vil fortælle lidt om de tanker, vi går og gør os omkring udvikling af temagruppekonceptet, og hvad vi har besluttet i relation til at give mere handlefrihed til den enkelte ansatte på virksomheden.
Kommentar:
Bemærk, hvordan emnelinjen og manchetten hurtigt giver læseren, hvad han har brug for: beskeden om det kommende – opklarende! – møde. Derefter formidler underoverskrifterne hovedpointen fra hvert afsnit.
Yderligere forbedring: Man kunne ændre rækkefølgen i de enkelte afsnit, så det vigtigste kom først – og altså starte med det sidste/ hovedpointerne, blandt andet i de to øverste afsnit: „Det er rimeligt at vores medarbejdere får informationer om …“ og „Jeg vil bede jer reservere tid …“
Endelig kunne man styrke klarheden ved at sætte flere punktummer. Fx i tredje afsnit: „Vi har det håb, at vores ansatte er trofaste over for virksomheden(.) Derfor er det vigtigt …“.
Se desuden min videre omskrivning i Kapitel 4.
Brug Hey-You-See-So
Samtidig med at Pandora-teksten følger nyhedstrekanten, læner den sig også op ad et andet kompositionsprincip. Det er ligeledes hentet fra journalistikken og egner sig godt til mange forskellige former for job- og formidlingstekster – fx e-mail, oplæg, taler, ansøgninger, pressemeddelelser, nettekster og korte artikler:
| HEY. | Anslaget: Fanger modtagerens opmærksomhed. Overrasker evt. (udgøres i Pandora-teksten af overskriften). |
| YOU. | Overbeviser læseren om, at det, der blev anslået i indledningen, vedkommer ham direkte. Skaber fortrolighed og identifikation. Kommer evt. fordomme i møde (afsnittet om, at en Dwarf-kunde har vundet en pris – altså må de være dygtige og dermed interessante for læseren/potentielle kunder). |
| SEE.. | Dokumenterer, uddyber, konkretiserer og viser ved hjælp af blandt andet fakta og eksempler (de nærmere omstændigheder om konkurrencen og bedømmelsen). Tekstens klare hoveddel (80-90 procent af det hele) er samlet her. |
| SO.. | Fortæller til slut om konsekvenser og/eller løsninger, så læseren føler, at det har været værd at bruge tid på teksten. Evt. handlingsanvisning (giver mulighed for, at læseren selv kan bese det omtalte vindersite). |
Reklamebranchen har i øvrig en pendant til Hey-You-See-So kaldet AIDA-modellen. Princippet er det samme: Attention, Interest, Desire, Action.
Her er et eksempel på en standardjobansøgning – der i øvrigt har ført til samtaler i 9 ud af 10 tilfælde! – komponeret efter både Hey-You-See-So og med de væsentligste informationer øverst:
København d. 03.05.2010
XXX-ambulatorierne i Danmark
xxvej 22, 1.
XXXX København X
Ansøgning til København XXX-ambulatorium
Det er sjældent, man læser om et job, der i den grad giver en lyst til at sætte sig hen foran computeren og skrive en ansøgning. Fordi man føler glæde og mening. Stillingen hos jer på XXX-ambulatorium forekommer mig at rumme en hel del muligheder og udfordringer, som jeg har stor lyst til at tage – og som stemmer virkelig godt overens med mine kompetencer.
Af disse vil jeg især fremhæve, at jeg
- har 4 års erfaring (ca. 2000 timer) med terapeutiske samtaler både med enkeltpersoner og med familier, fra mine ansættelser som familieterapeut senest på XXX under Københavns Kommune, og tidligere fra blandt andet XXX, XXX og XXX i Helsingør
- har 4 års erfaring med at arbejde systemisk og narrativt – hvilket udgør et godt supplement til kognitiv tænkning, som jeg også har erfaring med
- har en pædagoguddannelse samt en af markedets absolut stærkeste coachuddannelser – 2 år på masterniveau fra XXX. Uddannelsen står umiddelbart foran at blive lagt ind under XXX Universitet
- er personligt moden og respektfuld blandt andet i mødet med mine tre velfungerende børn – og har en mange facetteret erhvervserfaring, der har været med til at udvikle min ansvarlighed og fleksibilitet
- er en kreativ person med sans for humor – der sætter pris på at drage nytte af mine kollegers individuelle styrker og forskelligheder.
Skab udvikling – gennem anerkendelse, ansvar og respekt
Min personlige indfaldsvinkel til det terapeutiske arbejde med misbrug, og hvad det fører med sig er, at der frigøres energi og tro hos mennesker på, at de kan forandre sig, når man som behandler eller terapeut ikke er optaget af at finde syndebukke, ikke tænker i skyld og skam, men har fokus på relationer og tanker og på det, som lykkes og kan lykkes. Derved kan vi hjælpe mennesker med at forholde sig til deres problemer, måske se dem som udfordringer og dermed også selv ændre deres liv i den retning, de ønsker.
Her er det også vigtigt, at vi som professionelle er gode rollemodeller.
Jeg håber, at I som jeg har fået lyst til, at vi mødes med henblik på at finde ud af, hvordan vi kan gøre brug af hinandens muligheder og kompetencer.
Bedste hilsner
XXX
| Hey: | Selve overskriften: „Ansøgning til …“. Læseren forventer at sidde med lige netop en ansøgning, så det er selvfølgelig den bedst tænkelige start (som ikke så få faktisk glemmer i farten!). Drop det mere effektsøgende eller kreative. |
| You:. |
En kort, sympatisk og veloplagt indledning. Mange ansøgere til vidt forskellige job og fag har haft succes med at bruge den ordret. |
| See: | 5-6 bullets med udvalgte nøgleord fra opslaget, organisationens web mv. – som afsenderen er i stand til at sandsynliggøre en vis erfaring med (og det er en fortærsket og utidssvarende skrøne, at man skal lade som om, man kan det hele. Hold dig til det, du kan, har erfaring med eller har tænkt dig at lære!).Bemærk desuden, at erfaringerne angives med en høj grad af detaljering, med angivelse af antal år/timer/samtaler og navnet på arbejdsstederne.Derpå er der et kort, prosaisk afsnit, hvor afsenderen fortæller om sin tilgang og vinkel i forhold til det kommende arbejde … og på én gang ærligt, personligt og i overensstemmelse med modtagerens og fagets væsentlige værdier og mål. |
| So: | Venlig hilsen og kort, behersket-selvsikkert oplæg til det kommende møde. |
Skriv kort: Brug manchet- og teasertekster
Manchetten eller teaseren er en tekst på 1-5 linjer, der opsummerer de væsentligste budskaber i den efterfølgende tekst, ligesom i en avis. Tit er manchetten fremhævet med fed eller en anden farve. Her er nogle eksempler på manchettekster fra Fagbladet Ingeniøren, SAS Institutes danske webside og en intern rapportering:
..
Ingeniører kan sagtens skrive – de skal bare øve sig
Lad som om du skriver et postkort, drop din indre kritiker og skriv lidt hver dag, lyder et par af rådene fra en skriveekspert.
Fra www.ing.dk5
Risk management
Den største risiko er – ikke at kende sin risiko
Risk management bliver mere og mere anerkendt som en disciplin, der effektivt styrker virksomhedernes modstandskraft og overlevelsesevne.
Inden for den finansielle sektor er de skærpede compliance-krav (Basel II/CRD, ICAAP, Solvency II) også med til at sætte skub i udviklingen.
Fra www.sas.com/offices/europe/denmark/6
Siden sidste statusmøde har Benjamin deltaget i et VUC-kursus i dansk og matematik, modtaget forberedende undervisning i begge fag og været på vores L-hold for kursister, der p.t. ikke kan få noget ud af produktionsværkstederne. Desværre er intet af det rigtigt lykkedes for ham.
..
En teaser-tekst er lige så kort eller evt. kortere end manchetten og skal vise modtageren videre til yderligere relevant information i din trykte tekst, på hjemmesiden eller eksterne websteder. Derfor er netteasere som oftest forbundet med et link:
..
Flere fly i luften fra på mandag
To store banearbejder slutter søndag aften. Det betyder, at alle fly letter og lander efter den normale fartplan fra på mandag. Derfor … Læs mere
Kundefordele
For børn
Spar op med Otto, eller prøv fodboldspillet.
Skriv kort?
Både manchetter og teasere er eksempler på korte tekster, der opsumerer de væsentligste budskaber for din modtager, hvilket er uundværligt i jobtekster. Din modtager har jo tit en konkret udfordring eller et problem, som skal løses ved hjælp af dine informationer. Måske har hun endda travlt.
Derfor er kort ofte ensbetydende med godt i tekster på arbejdet, selvom man selvfølgelig har plads til flere enkeltheder og nuancer i en længere tekst. Et effektivt kompromis kan være at bevare noget af volumen og dermed måske også troværdigheden, men til gengæld sørge for at bruge nogle af de værktøjer, vi har været inde på: Opsummér de relevante hovedpointer i en manchet og opdel resten af teksten i mindre afsnit med tilhørende klare og aktive underoverskrifter. Så kan din læser skanne helheden og selv vælge, hvad hun vil bruge tid på at læse grundigere.
Lineær sammenhæng eller ej?
Yderligere et træk, du kan overveje at tage med fra din færden på nettet, er at droppe den lineære sammenhæng. Det går selvfølgelig ud over læseflowet for de modtagere, der vælger at læse din tekst fra a til z, men styrker til gengæld muligheden for at skimme.
Drop derfor evt. henvisninger til tidligere afsnit a la: „På den baggrund har vi besluttet“, „Huset ligger således tæt på både skov og strand“, „Det efterfølgende år fandt virksomheden nye lokaler i Tåstrup“ osv. Spar i samme ånd på omstændelige oplæg til det efterfølgende: „Men havde virksomheden foretaget de rette investeringer? Det skulle snart vise sig …“ eller „Du kan læse mere om resultaterne af virksomhedens investeringer nedenfor“.
Her er et eksempel på en professionel og skanbar webside fra Nordea:
..
Netbank
Overblik på et øjeblik
I Netbank får du nemt og bekvemt overblik over hele din økonomi, dine konti, forsikringer, depoter og realkreditlån – alt sammen fra 6 morgen til 2 nat.
Du kan bruge Netbank fra enhver sikker computer – det kræver kun internetadgang og din NemID.
Mange fordele med Netbank
Spar tid og penge ved at bruge Netbank. Når du har Netbank, kan du nemt og hurtigt betale regninger og overføre penge, når det passer dig. Du kan også:
• søge om lån og forhøjelse af kredit
• maile med din rådgiver
• bestille kort
• tilmelde dig Gratis hverdag
Tilmeld dig Gratis hverdag i Netbank og spar penge på en række dagligdags serviceydelser. Læs mere om Gratis hverdag her.
Interesseret i Netbank?
Bestil nu
Find din filial
Kontakt os
Er du ikke kunde i Nordea? Bliv kunde
Fra www.nordea.dk7
Bemærk, hvor let teksten er at orientere sig i, blandt andet på grund af overskriften, underoverskrifterne, punktopstillingen og listen over link forneden. Desuden bruger siden et aktivt sprog (fx bydeform: „Tilmeld dig Gratis hverdag“) – hvilket medvirker til det levende og dynamiske indtryk.
Brug overskrifter og underoverskrifter
Overskrifter og underoverskrifter bør du altid bruge i jobtekster. Vi så det før med både mødeindkaldelsen og jobansøgningen: Gode underoverskrifter giver din læser et præcist billede af tekstens indhold i løbet af få sekunder. Prøv fx at se på Nordeateksten uden overskrifter, punktopstilling og underoverskrifter:
I Netbank får du nemt og bekvemt overblik over hele din økonomi, dine konti, forsikringer, depoter og realkreditlån – alt sammen fra 6 morgen til 2 nat.
Du kan bruge Netbank fra enhver sikker computer – det kræver kun internetadgang og din Nem ID.
Spar tid og penge ved at bruge Netbank. Når du har Netbank, kan du nemt og hurtigt betale regninger og overføre penge, når det passer dig. Du kan også:
søge om lån og forhøjelse af kredit
maile med din rådgiver
bestille kort
tilmelde dig Gratis hverdag.
Tilmeld dig Gratis hverdag i Netbank og spar penge på en række dagligdags serviceydelser. Læs mere om Gratis hverdag her.
Underoverskrifter fungerer som en slags ultrakorte teasere og formidlere af hovedindholdet og bør desuden være tydeligt fremhævet med fed skrift eller evt. en større skrifttype, som i denne bog.
Undgå generelt alt for effektsøgende underoverskrifter som „Det her gider du ikke læse“ eller „Halli-hallå, er du til sportsvand?“.
Drop indledningerne – kom til sagen!
Drop smarte, sjove eller lokkende indledninger eller gør dem i det mindste korte. Indled gerne hvert afsnit og evt. også sætningerne med vigtige nøgleord. Fx: „Møde på torsdag“ eller mere aktivt og venligt: „Kom til møde på torsdag“ (eller ligefrem appetitvækkende: „Få en ekstra feriedag til mødet på torsdag“).
Brug punktopstillinger (bullets)
Punktopstillinger er med til at gøre din tekst overskuelig og skanbar til glæde for dine læsere – og kan ydermere være med til at styre hendes opmærksomhed hen til det centrale. Dette kan være overskrifterne for en mødedagsorden, et rids af en handlingsplan for jeres kommende fællesprojekt eller hendes udbytte af at deltage i et bestemt seminar.
Men lad være med at overdrive antallet af punkter, en hovedregel siger maks. syv pr. side. Sådan kan en punktliste se ud:
Vores butik har alt i isenkram. Vi sælger:
- gryder og pander
- skruer og søm
- batterier og elektriske apparater.
Uden punktopstilling ville den se noget mere kaotisk ud – og informationerne ville være langt mindre overskuelige ved en længere opremsning:
Vores butik har alt i isenkram. Vi sælger gryder og pander, skruer og søm, batterier og elektriske apparater som fx el-kogere, brødristere, vaffeljern, stavblendere, almindelige blendere, røremaskiner, håndmiksere – foruden end del til haven, havehandsker, hækkesakse …
Sørg for, at punkterne er sprogligt parallelle. Sådan her må opstillingen ikke se ud:
Vi sælger:
- gryder og pander
- skruer og søm
- batterier og elektriske apparater
- Vi har byens laveste priser.
Udgøres punkterne af hele sætninger, sætter du punktum efter hvert punkt og starter den nye sætning med stort:
Følgende ordensregler gælder for opholdet på de fredede arealer:
- Hunde skal være i snor.
- Besøgende må hverken ryge, slå telt op eller tænde bål.
- Al færden skal ske i et roligt tempo og uden at støje – så dyrene ikke generes.
Er punkterne en direkte fortsættelse af den forudgående tekst, dropper du kolon og sætter først punktum efter sidste punkt:
Den type personale, vi især efterspørger, er
- projektledere
- it-medarbejdere
- administrativt personale
- en bestyrer til kantinen.
Endelig kan du lave alfabetiske eller numeriske punktlister, fx i forbindelse med vejledninger og handlingsanvisninger (punkt a, b og c eller 1, 2 og 3).
Fremhæv ledeord og -sætninger … forsigtigt!
Du kan også lette læsningen – og dermed din modtagers oplevelse af, at du kommer hende i møde – ved at markere ledeord og nøglesætninger med fed skrift.
Men lad være med at overdrive og brug aldrig eller sjældent understregninger – dine tekster bliver sværere at læse, og på skærmen er understregninger reserveret til links.
Kursiv egner sig bedst til papirtekster, fordi det også er vanskeligere at læse end normalskrift – og STORE BOGSTAVER FÅR DIG SOM SAGT LET TIL AT VIRKE RÅBENDE. Brug kun store bogstaver i overskrifter.
Kilde: ‘Skriv så de reagerer – på jobbet og i det hele taget’ (Dansk Psykologisk Forlag, Powerwriting.dk)
© BO SKJOLDBORG, POWERWRITING.DK
PS: Du er meget velkommen til at bruge korte uddrag af artiklerne og kapitlerne til dit eget materiale. Da det er mit levebrød, vil jeg imidlertid bede dig angive mit navn, webadressen og gerne et link (Bo Skjoldborg, www.powerwriting.dk).
