De fleste læsere på jobbet foretrækker en klar, enkel og et langt stykke hen ad vejen også en personlig sprogtone. Sproget må hverken være for stift eller støvet, men heller ikke overgearet a la reklamesprog, ungdomsjargon eller featurejournalistik (medmindre læserne selv tilhører en af disse grupper). Her er nogle forskelle på fagsprog og dagligdags jobsprog:
| Fagsprog (videnskabssprog) | Jobsprog (formidlingssprog) |
|
Bruges til at: |
|
| analysere definere systematisere |
fortælle fortolke udlægge |
|
Derfor er det: |
|
| statisk abstrakt generelt billedfattigt logisk-ræsonnerende upersonligt |
dynamisk konkret specifikt billedrigt (med måde!) narrativt personligt (med måde!) |
|
Med: |
|
| overordnet synsvinkel | skiftende synsvinkel (voxpops, citater mv.) |
Bearbejdet efter Jensen (1995)
Den samme opgave beskrevet på to måder:
Opgave A:
Du skal kontrollere en bunke kort. På den ene side af kortene står der enten A eller D. På den anden står der enten 4 eller 7. Din opgave er at sikre dig, at alle kort med A på den ene side også har 4 på den anden. Kortene vender en tilfældig side op. Hvilke kort er du nødt til at vende for at kontrollere, at der står det rigtige på den anden side? De som vender A, D, 4 eller 7 op?
Opgave B:
Du er ansat i et stormagasin. Ved fyraften skal du kontrollere en bunke Dankort-notaer. De notaer, som er på over 5000 kroner, skal alle have afdelingsledernes underskrift på bagsiden. Notaerne vender nogle gange beløbssiden opad og andre gange bagsiden med eller uden underskrift op. Hvilke notaer er du nødt til at vende?
Kommentar: Opgaverne er identiske, men sproget vidt forskelligt – og opgave B er meget lettere at forstå. (Svar hhv.: A & 7 – og du må vende alle Dankort-notaer på over 5000 kr. og alle uden underskrift).
Bearbejdet efter Jensen (1995)
Pas på stift og overstyret sprog/klicheer
Her er to eksempler på henholdsvis for stift og overstyret sprog:
|
Abstrakt sprog Virksomheden stiller en servicefunktion |
Bedre og mere konkret Du er meget velkommen til at . |
|
Overstyret sprog For at møde alle de supersmækre |
Bedre og mere balanceret For at kunne møde andre spændende |
Eksemplerne på overstyret sprog og den mere balancerede rettelse stammer oprindeligt fra www.lunarstorm.se, der efter en del kritik i medierne dæmpede tonefaldet (Englund & Guldbrand, 2005).
Tal direkte til læseren
– og gør evt. afsenderen synlig
De fleste læsere på jobbet foretrækker som sagt, at du både taler og skriver direkte, klart og mundtligt til dem. Skriv derfor gerne „jeg“, „vi“, „du“ og „I“ – eller evt. „man“, hvis du synes, det bliver for personligt i tonen. „De“ vil derimod få dig til at virke som en dinosaur på vej frem af disen.
Lyt til teksten
„Det er helt fremmed for mig at skulle læse min tekst højt,“ udbrød en medarbejder på et kursus, hvor jeg underviste. Prøv ikke desto mindre at lytte til din tekst. Ret i den, så den kommer til at lyde så naturlig, præcis og uopstyltet som muligt. Den store virkning ligger tit i de små nuancer. Fx skrev jeg lidt kluntet på s. 42: „Det der står i begyndelsen og slutningen af tekster, husker din læser bedst“ – men rettede det i stedet for til det mere mundrette: „Læseren kan bedst huske det, der står i begyndelsen og slutningen af din tekst“.
Og ordene har også deres egen lyd og stemning. Hvordan virker det fx at læse „navnlig“ frem for „især“? „Ofte“ i stedet for „tit“? Eller „Det er helt fremmed for mig“ i forhold til „Det er helt vildt“?
Så læs meget gerne din tekst højt, eller få din computer til at gøre det, fx ved hjælp af gratisprogrammet www.adgangforalle.dk. Oplæsning kan også være en glimrende fejldetektor i forhold til indholdet og fange svage argumenter, tanker og ideer.
Gør evt. teksten langtidsholdbar
Ikke mindst på nettet kan det være en god idé at gøre dine tekster langtidsholdbare ved at udelade relative informationer som „nu“, „i dag“, „sidste måned“, „den 3. august“, „hun er 45“ osv. Undtagelserne ligger i tekster om aktuelle, kommende og overståede begivenheder, fx mødereferater, resultat- og virksomhedshistorier, rapporteringer, evalueringer, pressemeddelelser og i det hele taget tekster, som gengiver eller henviser til en form for konkret historik.
Skriv håndgribeligt
– brug konkreter
På abstraktionsstigen ser du øverst et eksempel på et abstrakt (juridisk) ord – der så gradvist bliver mere og mere konkret og egnet til hverdagens formidlings- og jobtekster. En almindelig grå torsdag på kontoret kan „køretøj“ måske ligefrem ende med at lyde: „En blå Ford Escort fra 2002 med rust på højre fordør“.
Abstraktionsstigen
Brug sproglige billeder
– fx eksempler, sammenligninger og faste vendinger
Det gode ved sprogbilleder er, at de gør din tekst levende, skaber genkendelse og tit også bevirker, at din læser har lettere ved at forstå og huske dine budskaber. Især dine mere abstrakte og komplekse af slagsen. Men sørg for ikke at overdrive og pas på klicheer. De fleste joblæsere foretrækker som nævnt en forholdsvis objektiv og ikke alt for effektsøgende sprogtone.
Her er nogle eksempler på abstrakt sprog skrevet om ved hjælp af sproglige billeder:
|
Abstrakt . |
Mere konkret og eksponeret – ved hjælp af konkrete eksempler, sammenligninger og talesprog |
||||||
| Et hjælpemiddel er et redskab til kompensation, lettelse eller forebyggelse af en nedsat eller manglende funktion. |
Der findes mange forskellige slags hjælpemidler (…) fx toilet og badestole, neglefil med holdere, elektriske tandbørster, strømpepåtagere og tøj specielt egnet til handicappede (…) Der findes hjælpemidler til læsning/skrivning og telefonering. Skriveredskaberne kan fx være tykke kuglepenne, der enten er meget lette eller tunge. |
||||||
| Her er nogle eksempler på abstrakt sprog skrevet om ved hjælp af sproglige billeder – og på en måde, så det er de færreste af dine læsere, der vil opfatte dig som useriøs: |
Her er nogle eksempler på abstrakt sprog skrevet om ved hjælp af sproglige billeder – og på en måde, så det er de færreste af dine læsere, der vil begynde at sidde uroligt på stolen eller opfatte dig som useriøs: |
||||||
| Jordens ækvatorradius
er 6.378,17 km. Jordens |
En skalamodel af rummet Den bedste fornemmelse af afstanden får man i en skalamodel: Hvis solen er så stor som en tennisbold, bliver jorden så stor som et sandkorn og svæver cirka 6 meter fra solen. Det endnu mindre sandkorn Pluto, den yderste planet, finder vi da 240 meter fra tennisbolden solen. Nærmeste tennisbold ude i rummet, den gule stjerne Alfa Centauri A, findes i denne skala på en afstand af 1600 kilometer: At lede efter en jordlignende planet omkring Alfa Centauri er altså det samme som at stå i Malmö og søge med et teleskop efter et sandkorn i Norrland! |
||||||
|
|
Eksempel 1 og 3 er bearbejdet efter Jensen (1995). Eksemplerne på dagligdagsvendinger er fra www.dwarf.dk12, www.jarlcordua.dk13 og www.samvirke.dk14.
Brug holdningsord
Holdningsord er ord, der siger noget om din holdning som afsender. Du viser, at du tager stilling til de informationer, du giver videre, og derfor er ordene med til at skabe en atmosfære af nærvær og engagement. Desuden får teksten et mere mundtligt og dagligdags præg.
Udfordringen ligger i at afgøre, hvornår holdningsordet styrker nærværet i dine tekster, og hvornår de bare er fyld og udtryk for manglende præcision – eller måske oven i købet mod til at stå ved dine budskaber.
Der findes mange holdningsord, her er nogle af de mest brugte:
| altså | formodentlig | heldigvis | netop |
| bare | ganske vist | i hvert fald | nok |
| egentlig | jo | sandsynligvis | vist |
| desværre | nemlig | simpelthen | vel |
| faktisk | gerne | nu | virkelig |
Prøv at genlæse indledningen til denne bog med og uden holdningsordene – blandt andet „altså“ i første linje og „Sådan skal det i hvert fald helst gå“ i begyndelsen af 3. afsnit. Hvordan virker teksten uden holdningsordene?
Drop omvendt holdningsordene, hvis de optræder som overflødige biord, der svækker præcisionen eller måske gør udsagnet for følelsesladet:
| Fyringsrunden har fuldkommen taget modet fra kollegerne. |
Fyringsrunden har taget modet fra kollegerne. |
| Dog har jeg to vigtige forbehold: | Dog har jeg to forbehold: |
| Trafikulykken har bevirket, at patienten helt har mistet sin arm. |
Trafikulykken har bevirket, at patienten har mistet sin arm. |
Og pas i samme åndedrag på med at forudsætte for meget familiær indforståethed med modtageren, navnlig hvis I ikke kender hinanden. Så kan holdningsordene let medvirke til en følelse af, at du prøver at tvinge dig frem til en relation, som modtageren slet ikke tager del i – som den sælger, der ringede mig op og afrundede:
„Nu har vi jo haft en hyggelig samtale …“
(Jo … jo, da …).
Undgå kancellisprog
Sproget forandrer sig hele tiden og påvirkes af mange forskellige sprogkulturer, fra ungdomsjargon og featurejournalistik til trykte lovsamlinger og faglitteratur. Hvad enten du omskriver andres tekster eller starter fra bunden, vil det ofte være en god idé at skære ned på det helt tunge kontorsprog – kancellisproget. Mange læsere på jobbet oplever det nemlig som statisk, svært og tidskrævende at orientere sig i, og i værste fald vælger de din tekst fra.
Her er en støvsuger til nogle af de mest udredte kancellitræk:
Skriv aktivt – undgå passiv
Passiver kan optræde som blandt andet s- og blive-passiv og har det tilfælles, at de skjuler afsenderen og/eller modtageren, som i „Cykler fjernes uden ansvar“ (hvem fjerner hvis cykler?). Aktiv bliver derimod kaldt sådan, fordi verbet tit udtrykker en bevægelse eller en handling udført af subjektet – fx: „Vi fjerner din cykel“.
| Passiv | Aktiv |
| Rensningen af automaten kan udmærket foretages af brugerne. |
Brugerne/du kan let selv rense automaten. |
| Med en løsning fra firmaet kan der hentes data fra en hvilken som helst kilde. |
Du kan hente data fra en hvilken som helst kilde. |
| Det anføres derfor, at det er nødvendigt, at de enkelte kollektive transportformer udnyttes. |
Det er nødvendigt, at flere begynder at tage bussen eller toget. |
| I tilfælde af fejl vil computeren blive repareret af supportafdelingen. |
Er der problemer med computeren, kontakter du vores support-afdeling. |
Sæt fokus på en begivenhed – eller hold distancen
Passivkonstruktioner giver din tekst en formel og distanceret tone. Men du kan udmærket bruge dem, hvis du vil rette læserens opmærksomhed imod en bestemt begivenhed, ydelse eller løsning. Fx: „På seminaret undervises der/bliver du undervist i både teori og praksis“ (eller i eksemplet herover: „Med en løsning fra firmaet kan der/du …“).
Bemærk min delvise passivsætning med „bliver du“: Her holdes afsenderen stadig skjult, og til gengæld kommer der fokus på seminaret og læserens egne behov. Skriver jeg derimod mere afslørende: „På seminaret underviser Carl Ludwigsen dig både i teori og praksis“, løber Carl Ludwigsen med en stor del af opmærksomheden … og han stjæler nærmest hele billedet, hvis vi formulerer det: „Carl Ludwigsen underviser dig både i teori og praksis på seminaret“.
Brug ligeledes passiv, hvis du vitterlig ønsker at holde en vis afstand til modtageren – som en jurist, jeg arbejdede sammen med, illustrerede det med et humoristisk eksempel: „På den foreliggende baggrund må det på det kraftigste afslås, at ansøger maler sin carport lyserød …“
Modvirk forvægt med aktiv – fx bydeform
Og så skal det lige siges, at aktive sætninger, hel- eller halvfulde af handling, modvirker et andet støvet og snigende kancellitræk, nemlig forvægt (beskrevet i Kapitel 3).
Og at en særlig kraftfuld og læserhandlingsfremmende form for aktiv er bydeform, fx:
- Rens automaten selv
- Vind med mere viden
- Få bogen gratis
- Modvirk forvægt med aktiv – fx bydeform.
Spar på sætningsordene
Sætningsord er ord, der rummer en hel sætning – og ligesom passiv og forvægt gør de dine jobtekster tunge og vanskeligere at læse. Atter er modgiften at skrive sætninger, der begynder med grundled eller udsagnsled:
| Sætningsord |
Aktiv sætning |
| konkurrenceevne | vi kan konkurrere |
| dataindsamling | du indsamler data |
| værdi | er det noget værd? |
| udlægning | Sebastian lægger ud/kommer med sin version |
| igangsætning | du sætter det i gang |
| rapportering | når jeg rapporterer |
Selvfølgelig kan dine sætningsord også være uundværlige, faglige termer, som dine læsere bruger dagligt … og det kommer vi straks tilbage til.
Undgå papirklicheer
Papirklicheer er ord, der normalt kun bruges i skriftsproget, i rapporter, faglitteratur, lærebøger og den slags:
| Papirkliché | Mere mundret |
| nærværende | denne/dette (eller den/det) |
| i medfør af | fordi |
| fremsendes | sendes |
| forinden | inden |
| på basis af | ud fra |
| relevante informationer | de informationer, du har brug for |
Fx: „Med afsæt i nærværende informationer fremsendes her et stk. bilag til gennemlæsning af samtlige medarbejdere i afdelingen.“ Hvorfor ikke bare skrive: „Her er bilaget, som du meget gerne må læse. Bilaget tager afsæt i de undersøgelser, vi fik lavet ….“
Lug ud i oppustede ord og formuleringer
Forfatteren Ernest Hemingway sagde engang, at man aldrig må puste sig op og forcere sproget, når man skriver. Det gælder også i dine jobtekster:
| Oppustet | Bedre og mere mundret |
| afskiltning | skiltning |
| når du har gjort dig bekendt med | når du har læst |
| genstande af uæstetisk karakter | skidt og møg/jeres affald |
| forfalder til betaling | du skal betale |
Spar på lange ord, fagord og fremmedord
Undersøgelser viser, at læsere opfatter ord på over seks bogstaver som lange. De gør læsningen mere træg. Det samme gælder de indforståede termer, som mange af os bruger, fx i forbindelse med vores uddannelse eller job:
| konsolidering | forretningsviden | business intelligence |
| omkostningsallokering | risikostyring | recipienter |
| konsistente | ækvivalente | elimineret |
Spar derfor gerne en smule på kontorkrudtet. Undtagelsen er selvfølgelig, hvis du skriver til modtagere, der har den samme baggrund som dig, eller hvis ordene nu engang er de helt almindelige, som alle involverede bruger og er vant til at bruge – det vil sige ordene er med til at styrke troværdigheden. Hovedreglen er og bliver: Skriv i øjenhøjde!
Hold et passende LIX-tal
LIX står for LæsbarhedsIndeX og er et tal for, hvor vanskelig din tekst er at læse. Svær faglitteratur på et akademisk niveau har et højt LIX-tal (55 og derover), saglige bøger og populærvidenskabelige artikler et noget lavere (45–54) og en børnebog et lavt (under 24). I en jobtekst for almindelige, voksne gennemsnitsdanskere skal dit LIX-tal helst ligge på 45–54 – men det må meget gerne være lavere, hvis du skriver til dagblade, tidsskrifter eller på nettet.
Du kan gøre to ting for at bringe LIX-tallet ned:
- Lav korte sætninger (sæt mange punktummer).
- Brug flere korte ord (maks. seks bogstaver)
Der er flere udmærkede LIX-målere, som du kan downloade eller bruge gratis på nettet, fx: www.bedreword.dk. Dog kan du ikke læne dig blindt op ad LIX-tallet – der findes både svære og alt for overlæssede børnebøger og lovtekster, som er lige til at gå til.
Brug tegnene – og styrk læsbarheden og glæden!
Det gode ved korte ord og sætninger er, at de gør det lettere for din modtager at læse teksten. Det samme gælder tegnsætningen: Grammatiske tegn placeret med sikker hånd gør både din tekst meget lettere at gå til og giver desuden rytme og dynamik, så det bliver en større fornøjelse at læse.
Sæt derfor som et absolut minimum punktum og komma, men meget gerne også fx kolon, tankestreg, parenteser og evt. udråbstegn. Spar dog lidt på de sidste, da det let kommer til at virke overdrevent understregende! Navnlig hvis der er flere i træk!(!!)
Semikolon har været under afvikling hele mit liv, men lever i bedste velgående i blandt andet skønlitteratur og essays. Umiddelbart vil jeg ikke anbefale dig at bruge semikolon i dine jobtekster, da det af mange opfattes som et lidt tungt og gammeldags tegn. Tyr du alligevel til det, giver semikolon læseren en pause, der er længere end komma og kortere end et punktum (ligesom tankestregen):
„I lyset af omrokeringerne er vi nødt til at få ryddet op i baglokalet, så der kan blive plads til kopimaskinen; og her tænker jeg altså ikke, at Niels også skal smides ud …“
Kolon bruger du som oplæg til udvalgte pointer, citater og til opremsninger (og som her – til de andre tegn):
Tankestreg skaber en kort læsepause, fx når du kommer med en tilføjelse eller udvidelse af perspektiverne: „Konferencen foregår på Hotel Guldanden i Skanderborg. Det koster ikke noget at deltage – men der er et begrænset antal pladser, så det går efter først til mølle-princippet.“
Eller du kan indskyde information – fx ledsætninger – med tankestreg: „Billetter til konferencen – der foregår på Hotel Guldanden i Skanderborg – fås gratis ved henvendelse på telefon …“
Bemærk i øvrigt, at tankestregen (–) er længere end en bindestreg (-)!
Parentes bruger du på samme måde til at skabe små læsepauser og indkapsle ekstra informationer: „Kronprins Frederik (Danmarks kommende konge) ankom til kirken“ – eller evt. en hel sætning: „Sebastian Jensen (ham, der lækkede de hemmelige dokumenter til pressen) ankom også til kirken.“
Her er et eksempel fra Kapitel 2; omskrevet en smule med brug af udråbstegn, kolon, parentes og tankestreg:
| Vi har det håb, at vores ansatte er trofaste over for virksomheden, derfor er det vigtigt at imødegå den interesse og lyst til at deltage, som vi har mødt. Således vil jeg fra d. 16. maj bede jer alle reservere tid til et temagruppemøde af et omfang på 50 minutter. På dette gruppemøde vil jeg fortælle lidt om øjeblikssituationen på fabrikken her og nu, både i forhold til afskedigelserne af medarbejdere, og hvilke omprioriteringer vi har planlagt, og jeg vil svare på de spørgsmål, der måtte være til dette og til virksomheden i det hele taget. |
Vi har det håb, at vores ansatte er trofaste over for virksomheden! Derfor er det vigtigt at imødegå den interesse og lyst til at deltage, som vi har mødt: Således vil jeg bede jer alle reservere tid d. 16. maj til et temagruppemøde af et omfang på 50 minutter. På dette gruppemøde vil jeg fortælle lidt om situationen på fabrikken her og nu (både i forhold til afskedigelserne af medarbejdere, og hvilke omprioriteringer vi har planlagt) – og jeg vil svare på de spørgsmål, der måtte være.. |
Du kan læse mere udførligt om tegn og tegnsætning på Dansk Sprognævns hjemmeside: www.dsn.dk. I øvrigt er der masser af eksempler på min brug af de forskellige tegn i denne bog.
Bøj (især navne)ordene
Endelig er der i mange former for tekster og beskrivelser på jobbet (en) tendens til, at fagfolk(ene) og medarbejder(n)e glemmer at bøje navneord(ene). Det gælder ikke mindst i tekster med (et) teknisk eller juridisk indhold:
| værdifuld information | de værdifulde informationer |
| på tværs af organisation | på tværs af din organisation |
| på basis af konkret viden | på basis af en konkret viden |
| vedlagt forefindes usb | jeg har lagt en usb ved |
| tillæg til børneopsparing bedes underskrevet |
jeg vil bede dig underskrive tillægget til børneopsparingen |
Refleksion
Prøv at læse en af dine egne jobtekster: Hvilke træk fra kancellisproget bruger du?
Hvad sker der, hvis du udskifter trækkene med mere aktivt sprog?
Læs en anden jobskrivers tekst, som du enten finder svær eller omvendt let og behagelig at læse: Hvilke virkemidler benytter afsenderen sig af?
Kilde: ‘Skriv så de reagerer – på jobbet og i det hele taget’ (Dansk Psykologisk Forlag, Powerwriting.dk)
© BO SKJOLDBORG, POWERWRITING.DK
PS: Du er meget velkommen til at bruge korte uddrag af artiklerne og kapitlerne til dit eget materiale. Da det er mit levebrød, vil jeg imidlertid bede dig angive mit navn, webadressen og gerne et link (Bo Skjoldborg, www.powerwriting.dk).
