Powerwriting.dk

Brug sproget, så de reagerer

De fleste læsere på jobbet foretrækker en klar, enkel og et langt stykke hen ad vejen også en personlig sprogtone. Sproget må hverken være for stift eller støvet, men heller ikke overgearet a la reklamesprog, ungdomsjargon eller featurejournalistik (medmindre læserne selv tilhører en af disse grupper). Her er nogle forskelle på fagsprog og dagligdags jobsprog:

 

Fagsprog (videnskabssprog) Jobsprog (formidlingssprog)

Bruges til at:

analysere
definere
systematisere
fortælle
fortolke
udlægge

Derfor er det:

statisk
abstrakt
generelt
billedfattigt
logisk-ræsonnerende
upersonligt
dynamisk
konkret
specifikt
billedrigt (med måde!)
narrativt
personligt (med måde!)

Med:

overordnet synsvinkel skiftende synsvinkel (voxpops,
citater mv.)
Bearbejdet efter Jensen (1995)

 


Den samme opgave beskrevet på to måder:

Opgave A:

Du skal kontrollere en bunke kort. På den ene side af kortene står der enten A eller D. På den anden står der enten 4 eller 7. Din opgave er at sikre dig, at alle kort med A på den ene side også har 4 på den anden. Kortene vender en tilfældig side op. Hvilke kort er du nødt til at vende for at kontrollere, at der står det rigtige på den anden side? De som vender A, D, 4 eller 7 op?

 

Opgave B:

Du er ansat i et stormagasin. Ved fyraften skal du kontrollere en bunke Dankort-notaer. De notaer, som er på over 5000 kroner, skal alle have afdelingsledernes underskrift på bagsiden. Notaerne vender nogle gange beløbssiden opad og andre gange bagsiden med eller uden underskrift op. Hvilke notaer er du nødt til at vende?

Kommentar: Opgaverne er identiske, men sproget vidt forskelligt – og opgave B er meget lettere at forstå. (Svar hhv.: A & 7 – og du må vende alle Dankort-notaer på over 5000 kr. og alle uden underskrift).


Bearbejdet efter Jensen (1995)

 

 

Pas på stift og overstyret sprog/klicheer

Her er to eksempler på henholdsvis for stift og overstyret sprog:

Abstrakt sprog

Virksomheden stiller en servicefunktion
til rådighed, som i
rimeligt omfang vil bistå kunderne
med råd og vejledning om vore
produkter, telefonisk såvel som via
mail.

Bedre og mere konkret

Du er meget velkommen til at
kontakte os, hvis du har spørgsmål
eller brug for et godt råd.

 

.

Overstyret sprog

For at møde alle de supersmækre
babes og bruge alle cool detaljer,
skal du registrere dig som medlem
ved at svare på nogle blærede
spørgsmål, som andre nysgerrige
Lunarstormere vil vide om DIG.

Bedre og mere balanceret

For at kunne møde andre spændende
„Lunare“ skal du først
bruge nogle minutter på at fortælle
lidt om dig selv. Medlemskabet
er gratis, og det gælder
kun for en person.

Eksemplerne på overstyret sprog og den mere balancerede rettelse stammer oprindeligt fra www.lunarstorm.se, der efter en del kritik i medierne dæmpede tonefaldet (Englund & Guldbrand, 2005).

 

 

Tal direkte til læseren

– og gør evt. afsenderen synlig

De fleste læsere på jobbet foretrækker som sagt, at du både taler og skriver direkte, klart og mundtligt til dem. Skriv derfor gerne „jeg“, „vi“, „du“ og „I“ – eller evt. „man“, hvis du synes, det bliver for personligt i tonen. „De“ vil derimod få dig til at virke som en dinosaur på vej frem af disen.

 

 

Lyt til teksten

„Det er helt fremmed for mig at skulle læse min tekst højt,“ udbrød en medarbejder på et kursus, hvor jeg underviste. Prøv ikke desto mindre at lytte til din tekst. Ret i den, så den kommer til at lyde så naturlig, præcis og uopstyltet som muligt. Den store virkning ligger tit i de små nuancer. Fx skrev jeg lidt kluntet på s. 42: „Det der står i begyndelsen og slutningen af tekster, husker din læser bedst“ – men rettede det i stedet for til det mere mundrette: „Læseren kan bedst huske det, der står i begyndelsen og slutningen af din tekst“.

Og ordene har også deres egen lyd og stemning. Hvordan virker det fx at læse „navnlig“ frem for „især“? „Ofte“ i stedet for „tit“? Eller „Det er helt fremmed for mig“ i forhold til „Det er helt vildt“?
Så læs meget gerne din tekst højt, eller få din computer til at gøre det, fx ved hjælp af gratisprogrammet www.adgangforalle.dk. Oplæsning kan også være en glimrende fejldetektor i forhold til indholdet og fange svage argumenter, tanker og ideer.

 

 

Gør evt. teksten langtidsholdbar

Ikke mindst på nettet kan det være en god idé at gøre dine tekster langtidsholdbare ved at udelade relative informationer som „nu“, „i dag“, „sidste måned“, „den 3. august“, „hun er 45“ osv. Undtagelserne ligger i tekster om aktuelle, kommende og overståede begivenheder, fx mødereferater, resultat- og virksomhedshistorier, rapporteringer, evalueringer, pressemeddelelser og i det hele taget tekster, som gengiver eller henviser til en form for konkret historik.

 

 

Skriv håndgribeligt

– brug konkreter

På abstraktionsstigen ser du øverst et eksempel på et abstrakt (juridisk) ord – der så gradvist bliver mere og mere konkret og egnet til hverdagens formidlings- og jobtekster. En almindelig grå torsdag på kontoret kan „køretøj“ måske ligefrem ende med at lyde: „En blå Ford Escort fra 2002 med rust på højre fordør“.

Abstraktionsstigen_Bo_Skjoldborg

Abstraktionsstigen

Brug sproglige billeder

– fx eksempler, sammenligninger og faste vendinger

Det gode ved sprogbilleder er, at de gør din tekst levende, skaber genkendelse og tit også bevirker, at din læser har lettere ved at forstå og huske dine budskaber. Især dine mere abstrakte og komplekse af slagsen. Men sørg for ikke at overdrive og pas på klicheer. De fleste joblæsere foretrækker som nævnt en forholdsvis objektiv og ikke alt for effektsøgende sprogtone.

Her er nogle eksempler på abstrakt sprog skrevet om ved hjælp af sproglige billeder:

 

Abstrakt

 

.

Mere konkret og eksponeret – ved
hjælp af konkrete eksempler, sammenligninger
og talesprog
Et hjælpemiddel er et
redskab til kompensation,
lettelse eller
forebyggelse af en nedsat
eller manglende funktion.
Der findes mange forskellige slags hjælpemidler
(…) fx toilet og badestole,
neglefil med holdere, elektriske
tandbørster, strømpepåtagere og tøj
specielt egnet til handicappede (…)
Der findes hjælpemidler til læsning/skrivning
og telefonering. Skriveredskaberne
kan fx være tykke kuglepenne, der enten
er meget lette eller tunge.
Her er nogle eksempler
på abstrakt sprog skrevet
om ved hjælp af sproglige
billeder – og på en måde,
så det er de færreste af
dine læsere, der vil opfatte
dig som useriøs:
Her er nogle eksempler på abstrakt sprog
skrevet om ved hjælp af sproglige billeder
– og på en måde, så det er de færreste
af dine læsere, der vil begynde at sidde
uroligt på stolen eller opfatte dig som
useriøs:
Jordens ækvatorradius

er 6.378,17 km. Jordens
gennemsnitlige afstand
fra solen er 1,496 × 10
i 11 m (-1AE). Solens
radius er 6,960 × 10 i 8
m, og Plutos afstand fra
solen 5,900 × 10 i 12 m..

En skalamodel af rummet
Den bedste fornemmelse af afstanden får
man i en skalamodel: Hvis solen er så
stor som en tennisbold, bliver jorden
så stor som et sandkorn og svæver
cirka 6 meter fra solen. Det endnu mindre
sandkorn Pluto, den yderste planet,
finder vi da 240 meter fra tennisbolden
solen. Nærmeste tennisbold ude i rummet,
den gule stjerne Alfa Centauri A,
findes i denne skala på en afstand af 1600
kilometer: At lede efter en jordlignende
planet omkring Alfa Centauri er altså det
samme som at stå i Malmö og søge
med et teleskop efter et sandkorn i
Norrland!

Der bruges ikke programmeringssprog, der fx
efterlader ustrukturerede
spring i koden og uforståelige
titler på undersiderne.

Jens Rohde er igen indtrådt
i dansk politik efter
en længere pause.
..
En tyv hæver penge på
et dankort, der ikke er
hans. Er det banken eller
offeret, der herefter skal
betale?

Ikke noget spagettikode. Ikke noget med underlige tekniske navne på undersiderne.
Okay, så skulle den være god nok. Jens
Rohde er tilbage i dansk politik.
Fattigere på fem minutter
En tyv slipper af sted med at ribbe et
dankort. Men er det banken eller offeret,
der skal betale regningen?

Eksempel 1 og 3 er bearbejdet efter Jensen (1995). Eksemplerne på dagligdagsvendinger er fra www.dwarf.dk12, www.jarlcordua.dk13 og www.samvirke.dk14.

 

 

Brug holdningsord

Holdningsord er ord, der siger noget om din holdning som afsender. Du viser, at du tager stilling til de informationer, du giver videre, og derfor er ordene med til at skabe en atmosfære af nærvær og engagement. Desuden får teksten et mere mundtligt og dagligdags præg.

Udfordringen ligger i at afgøre, hvornår holdningsordet styrker nærværet i dine tekster, og hvornår de bare er fyld og udtryk for manglende præcision – eller måske oven i købet mod til at stå ved dine budskaber.

Der findes mange holdningsord, her er nogle af de mest brugte:

 

altså formodentlig heldigvis netop
bare ganske vist i hvert fald nok
egentlig jo sandsynligvis vist
desværre nemlig simpelthen vel
faktisk gerne nu virkelig

 

Prøv at genlæse indledningen til denne bog med og uden holdningsordene – blandt andet „altså“ i første linje og „Sådan skal det i hvert fald helst gå“ i begyndelsen af 3. afsnit. Hvordan virker teksten uden holdningsordene?

Drop omvendt holdningsordene, hvis de optræder som overflødige biord, der svækker præcisionen eller måske gør udsagnet for følelsesladet:

 

Fyringsrunden har fuldkommen
taget modet fra kollegerne.
Fyringsrunden har taget modet
fra kollegerne.
Dog har jeg to vigtige forbehold: Dog har jeg to forbehold:
Trafikulykken har bevirket, at patienten
helt har mistet sin arm.
Trafikulykken har bevirket, at
patienten har mistet sin arm.

 

Og pas i samme åndedrag på med at forudsætte for meget familiær indforståethed med modtageren, navnlig hvis I ikke kender hinanden. Så kan holdningsordene let medvirke til en følelse af, at du prøver at tvinge dig frem til en relation, som modtageren slet ikke tager del i – som den sælger, der ringede mig op og afrundede:
„Nu har vi jo haft en hyggelig samtale …“
(Jo … jo, da …).

 

 

Undgå kancellisprog

Sproget forandrer sig hele tiden og påvirkes af mange forskellige sprogkulturer, fra ungdomsjargon og featurejournalistik til trykte lovsamlinger og faglitteratur. Hvad enten du omskriver andres tekster eller starter fra bunden, vil det ofte være en god idé at skære ned på det helt tunge kontorsprog – kancellisproget. Mange læsere på jobbet oplever det nemlig som statisk, svært og tidskrævende at orientere sig i, og i værste fald vælger de din tekst fra.

Her er en støvsuger til nogle af de mest udredte kancellitræk:

 

 

Skriv aktivt – undgå passiv

Passiver kan optræde som blandt andet s- og blive-passiv og har det tilfælles, at de skjuler afsenderen og/eller modtageren, som i „Cykler fjernes uden ansvar“ (hvem fjerner hvis cykler?). Aktiv bliver derimod kaldt sådan, fordi verbet tit udtrykker en bevægelse eller en handling udført af subjektet – fx: „Vi fjerner din cykel“.

 

Passiv Aktiv
Rensningen af automaten kan
udmærket foretages af brugerne.
Brugerne/du kan let selv rense
automaten.
Med en løsning fra firmaet kan
der hentes data fra en hvilken
som helst kilde.
Du kan hente data fra en hvilken
som helst kilde.
Det anføres derfor, at det er nødvendigt,
at de enkelte kollektive
transportformer udnyttes.
Det er nødvendigt, at flere
begynder at tage bussen eller
toget.
I tilfælde af fejl vil computeren
blive repareret af supportafdelingen.
Er der problemer med computeren,
kontakter du vores
support-afdeling.

 

 

Sæt fokus på en begivenhed – eller hold distancen

Passivkonstruktioner giver din tekst en formel og distanceret tone. Men du kan udmærket bruge dem, hvis du vil rette læserens opmærksomhed imod en bestemt begivenhed, ydelse eller løsning. Fx: „På seminaret undervises der/bliver du undervist i både teori og praksis“ (eller i eksemplet herover: „Med en løsning fra firmaet kan der/du …“).

Bemærk min delvise passivsætning med „bliver du“: Her holdes afsenderen stadig skjult, og til gengæld kommer der fokus på seminaret og læserens egne behov. Skriver jeg derimod mere afslørende: „På seminaret underviser Carl Ludwigsen dig både i teori og praksis“, løber Carl Ludwigsen med en stor del af opmærksomheden … og han stjæler nærmest hele billedet, hvis vi formulerer det: „Carl Ludwigsen underviser dig både i teori og praksis på seminaret“.

Brug ligeledes passiv, hvis du vitterlig ønsker at holde en vis afstand til modtageren – som en jurist, jeg arbejdede sammen med, illustrerede det med et humoristisk eksempel: „På den foreliggende baggrund må det på det kraftigste afslås, at ansøger maler sin carport lyserød …“

 

 

Modvirk forvægt med aktiv – fx bydeform

Og så skal det lige siges, at aktive sætninger, hel- eller halvfulde af handling, modvirker et andet støvet og snigende kancellitræk, nemlig forvægt (beskrevet i Kapitel 3).

Og at en særlig kraftfuld og læserhandlingsfremmende form for aktiv er bydeform, fx:

  • Rens automaten selv
  • Vind med mere viden
  • Få bogen gratis
  • Modvirk forvægt med aktiv – fx bydeform.

 

 

Spar på sætningsordene

Sætningsord er ord, der rummer en hel sætning – og ligesom passiv og forvægt gør de dine jobtekster tunge og vanskeligere at læse. Atter er modgiften at skrive sætninger, der begynder med grundled eller udsagnsled:

 

Sætningsord
Aktiv sætning
konkurrenceevne vi kan konkurrere
dataindsamling du indsamler data
værdi er det noget værd?
udlægning Sebastian lægger ud/kommer
med sin version
igangsætning du sætter det i gang
rapportering når jeg rapporterer

 

Selvfølgelig kan dine sætningsord også være uundværlige, faglige termer, som dine læsere bruger dagligt … og det kommer vi straks tilbage til.

 

 

Undgå papirklicheer

Papirklicheer er ord, der normalt kun bruges i skriftsproget, i rapporter, faglitteratur, lærebøger og den slags:

 

Papirkliché                                  Mere mundret
nærværende denne/dette (eller den/det)
i medfør af fordi
fremsendes sendes
forinden inden
på basis af ud fra
relevante informationer de informationer, du har brug for

 

Fx: „Med afsæt i nærværende informationer fremsendes her et stk. bilag til gennemlæsning af samtlige medarbejdere i afdelingen.“ Hvorfor ikke bare skrive: „Her er bilaget, som du meget gerne må læse. Bilaget tager afsæt i de undersøgelser, vi fik lavet ….“

 

 

Lug ud i oppustede ord og formuleringer

Forfatteren Ernest Hemingway sagde engang, at man aldrig må puste sig op og forcere sproget, når man skriver. Det gælder også i dine jobtekster:

 

Oppustet Bedre og mere mundret         
afskiltning skiltning
når du har gjort dig bekendt med når du har læst
genstande af uæstetisk karakter skidt og møg/jeres affald
forfalder til betaling du skal betale

 

 

Spar på lange ord, fagord og fremmedord

Undersøgelser viser, at læsere opfatter ord på over seks bogstaver som lange. De gør læsningen mere træg. Det samme gælder de indforståede termer, som mange af os bruger, fx i forbindelse med vores uddannelse eller job:

 

konsolidering forretningsviden business intelligence
omkostningsallokering risikostyring recipienter
konsistente ækvivalente elimineret

 

Spar derfor gerne en smule på kontorkrudtet. Undtagelsen er selvfølgelig, hvis du skriver til modtagere, der har den samme baggrund som dig, eller hvis ordene nu engang er de helt almindelige, som alle involverede bruger og er vant til at bruge – det vil sige ordene er med til at styrke troværdigheden. Hovedreglen er og bliver: Skriv i øjenhøjde!

 

 

Hold et passende LIX-tal

LIX står for LæsbarhedsIndeX og er et tal for, hvor vanskelig din tekst er at læse. Svær faglitteratur på et akademisk niveau har et højt LIX-tal (55 og derover), saglige bøger og populærvidenskabelige artikler et noget lavere (45–54) og en børnebog et lavt (under 24). I en jobtekst for almindelige, voksne gennemsnitsdanskere skal dit LIX-tal helst ligge på 45–54 – men det må meget gerne være lavere, hvis du skriver til dagblade, tidsskrifter eller på nettet.

Du kan gøre to ting for at bringe LIX-tallet ned:

  1. Lav korte sætninger (sæt mange punktummer).
  2. Brug flere korte ord (maks. seks bogstaver)

Der er flere udmærkede LIX-målere, som du kan downloade eller bruge gratis på nettet, fx: www.bedreword.dk. Dog kan du ikke læne dig blindt op ad LIX-tallet – der findes både svære og alt for overlæssede børnebøger og lovtekster, som er lige til at gå til.

 

 

Brug tegnene – og styrk læsbarheden og glæden!

Det gode ved korte ord og sætninger er, at de gør det lettere for din modtager at læse teksten. Det samme gælder tegnsætningen: Grammatiske tegn placeret med sikker hånd gør både din tekst meget lettere at gå til og giver desuden rytme og dynamik, så det bliver en større fornøjelse at læse.

Sæt derfor som et absolut minimum punktum og komma, men meget gerne også fx kolon, tankestreg, parenteser og evt. udråbstegn. Spar dog lidt på de sidste, da det let kommer til at virke overdrevent understregende! Navnlig hvis der er flere i træk!(!!)

 

Semikolon har været under afvikling hele mit liv, men lever i bedste velgående i blandt andet skønlitteratur og essays. Umiddelbart vil jeg ikke anbefale dig at bruge semikolon i dine jobtekster, da det af mange opfattes som et lidt tungt og gammeldags tegn. Tyr du alligevel til det, giver semikolon læseren en pause, der er længere end komma og kortere end et punktum (ligesom tankestregen):

„I lyset af omrokeringerne er vi nødt til at få ryddet op i baglokalet, så der kan blive plads til kopimaskinen; og her tænker jeg altså ikke, at Niels også skal smides ud …“

 

Kolon bruger du som oplæg til udvalgte pointer, citater og til opremsninger (og som her – til de andre tegn):

 

Tankestreg skaber en kort læsepause, fx når du kommer med en tilføjelse eller udvidelse af perspektiverne: „Konferencen foregår på Hotel Guldanden i Skanderborg. Det koster ikke noget at deltage – men der er et begrænset antal pladser, så det går efter først til mølle-princippet.“

Eller du kan indskyde information – fx ledsætninger – med tankestreg: „Billetter til konferencen – der foregår på Hotel Guldanden i Skanderborg – fås gratis ved henvendelse på telefon …“

Bemærk i øvrigt, at tankestregen (–) er længere end en bindestreg (-)!

 

Parentes bruger du på samme måde til at skabe små læsepauser og indkapsle ekstra informationer: „Kronprins Frederik (Danmarks kommende konge) ankom til kirken“ – eller evt. en hel sætning: „Sebastian Jensen (ham, der lækkede de hemmelige dokumenter til pressen) ankom også til kirken.“
Her er et eksempel fra Kapitel 2; omskrevet en smule med brug af udråbstegn, kolon, parentes og tankestreg:

 

Vi har det håb, at vores ansatte  er
trofaste over for virksomheden,
derfor er det vigtigt at imødegå
den interesse og lyst til at  deltage,
som vi har mødt.
Således vil jeg fra d. 16. maj bede
jer alle reservere tid til et  temagruppemøde
af et omfang på 50
minutter.
På dette gruppemøde vil jeg
fortælle lidt om øjeblikssituationen
på fabrikken her og nu, både
i forhold til afskedigelserne af
medarbejdere, og hvilke omprioriteringer
vi har planlagt, og jeg vil
svare på de spørgsmål, der måtte
være til dette og til virksomheden
i det hele taget.
Vi har det håb, at vores ansatte er
trofaste over for virksomheden!
Derfor er det vigtigt at imødegå
den interesse og lyst til at deltage,
som vi har mødt:
Således vil jeg bede jer alle reservere
tid d. 16. maj til et temagruppemøde
af et omfang på 50
minutter.
På dette gruppemøde vil jeg
fortælle lidt om situationen på fabrikken
her og nu (både i forhold
til afskedigelserne af medarbejdere,
og hvilke omprioriteringer
vi har planlagt) – og jeg vil svare
på de spørgsmål, der måtte være..

 

Du kan læse mere udførligt om tegn og tegnsætning på Dansk Sprognævns hjemmeside: www.dsn.dk. I øvrigt er der masser af eksempler på min brug af de forskellige tegn i denne bog.

 

 

Bøj (især navne)ordene

Endelig er der i mange former for tekster og beskrivelser på jobbet (en) tendens til, at fagfolk(ene) og medarbejder(n)e glemmer at bøje navneord(ene). Det gælder ikke mindst i tekster med (et) teknisk eller juridisk indhold:

værdifuld information de værdifulde informationer
på tværs af organisation på tværs af din organisation
på basis af konkret viden på basis af en konkret viden
vedlagt forefindes usb jeg har lagt en usb ved
tillæg til børneopsparing bedes
underskrevet
jeg vil bede dig underskrive tillægget
til børneopsparingen

 


Refleksion

Prøv at læse en af dine egne jobtekster: Hvilke træk fra kancellisproget bruger du?

Hvad sker der, hvis du udskifter trækkene med mere aktivt sprog?

Læs en anden jobskrivers tekst, som du enten finder svær eller omvendt let og behagelig at læse: Hvilke virkemidler benytter afsenderen sig af?


 

 

 


Kilde: ‘Skriv så de reagerer – på jobbet og i det hele taget’ (Dansk Psykologisk Forlag, Powerwriting.dk)

© BO SKJOLDBORG, POWERWRITING.DK

PS: Du er meget velkommen til at bruge korte uddrag af artiklerne og kapitlerne til dit eget materiale. Da det er mit levebrød, vil jeg imidlertid  bede dig angive mit navn, webadressen og gerne et link (Bo Skjoldborg, www.powerwriting.dk).